Normatywy kancelaryjno-archiwalne

Do sprawnego i prawidłowego funkcjonowania zarówno Archiwum Zakładowego, jak i całego systemu obiegu dokumentacji w firmie czy instytucji niezbędne są trzy podstawowe normatywy:

• Instrukcja Kancelaryjna,
• Instrukcja w sprawie organizacji i działania Archiwum Zakładowego,
• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA).

Od jakości i dokładności przygotowania tych narzędzi zależy prawidłowe funkcjonowanie każdej instytucji w zakresie obiegu i przechowywania dokumentacji.
Dlatego też najlepiej zlecić ich wykonanie profesjonaliście.

Instrukcja Kancelaryjna
Normatyw ten określa system kancelaryjny obowiązujący dla danego urzędu czy przedsiębiorstwa, obieg dokumentów (pism), sposób rejestracji spraw, sposób załatwiania spraw, postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych (ich archiwizacją).
Instrukcja Kancelaryjna określa też wzory formularzy i stempli używanych w danej jednostce organizacyjnej.

Typowe zagadnienia składające się na Instrukcję Kancelaryjną to:

• określenie systemu kancelaryjnego obowiązującego w danej jednostce.
• Podział prac kancelaryjnych (biurowych),
• określenie sposobu postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną,
• rejestrowanie pism i przesyłek wpływających i wychodzących oraz korespondencji wewnętrznej,
• rejestrowanie spraw i zakładanie dla nich teczek,
• sposób rozpatrywania (załatwiania) spraw,
• wysyłanie pism,
• sposób porządkowania i przechowywania dokumentów (pism, akt spraw),
• wzory formularzy (druków) obowiązujących w jednostce

Instrukcja w sprawie organizacji i działania Archiwum Zakładowego
(Instrukcja Archiwalna)
Podstawowy dokument wyznaczający zasady funkcjonowania Archiwum Zakładowego oraz jego współpracy z pozostałymi działami firmy, a także z instytucjami zewnętrznymi (archiwa państwowe, itp.)

Typowe zagadnienia składające się na Instrukcję Kancelaryjną to:

• określenie warunków lokalowych i technicznych w archiwum zakładowym,
• podział dokumentacji na materiały archiwalne i niearchiwalne,
• zasady przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe/składnicę akt,
• rodzaje i sposób prowadzenia ewidencji,
• sposób udostępniania dokumentacji,
• wydzielanie, brakowanie i niszczenie dokumentacji,
• przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
• sprawozdawczość archiwum zakładowego/składnicy akt.

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
Rzeczowy Wykaz Akt jest u każdego aktotwórcy najważniejszym normatywem kancelaryjno-archiwalnym.
Stanowi podstawę nie tylko dla prawidłowego klasyfikowania i kwalifikowania całej dokumentacji ale jest nieodzownym instrumentem właściwego postępowania z dokumentacją w czasie całego procesu jej powstawania i przechowywania.
Zwłaszcza w trakcie brakowania dokumentacji oraz archiwizacji akt.
Z tych właśnie powodów niezwykle istotne jest aby był precyzyjnie dopasowany do struktury organizacyjnej danej firmy oraz rodzaju wytwarzanej w niej dokumentacji.
Prawidłowo wykonany JRWA gwarantuje właściwe funkcjonowanie każdej instytucji w zakresie obiegu oraz przechowywania akt.
Dzięki naszym specjalistom normatywy kancelaryjno-archiwalne są przygotowywane na najwyższym poziomie.