Porządkowanie

Zakres czynności niezbędnych do wykonania usługi porządkowania jest zawsze określony poprzez wspólną analizę ze zleceniodawcą. Uzależniony jest od stanu dokumentów, ich kategorii archiwalnej oraz specyficznych wymagań.      

 Usługi archiwizacyjne dotyczące porządkowania zasobów obejmują:

• segregowanie dokumentów na niearchiwalne (kat. B) i archiwalne (kat. A)

• kwalifikowanie i klasyfikowanie dokumentów pod względem ich przydatności dla użytkownika oraz przepisów zewnętrznych

• porządkowanie akt chronologicznie i rzeczowo

• wydzielenie dokumentów niearchiwalnycj kategorii B do brakowania

• wykonanie spisu brakowanych Akt

• ustawienie akt na regałach w porządku numerycznym i chronologicznym

• sporządzenie pełnej ewidencji akt.

Szczegółowy zakres usług

Kategorie: A i B, B50, B25, B10,B5, Bc

1. Archiwizacja akt kat. A i B

• zapoznanie się z historią zakładu pracy /struktura organizacyjna, system kancelaryjny/

• konsultacja z terenową służbą archiwalną

• segregacja akt

• podział na zespoły archiwalne, komórki organizacyjne, grupy tematyczne

• kwalifikacje akt

• formatowanie jednostek archiwalnych z akt luźnych, porządkowanie wewnątrz teczek, przełożenie akt z segregatorów, teczek i ułożenie akt w kolejności wpływu/ najwcześniejsze na wierzchu/, wyłączenie akt kat. B i wtórników, usuwanie części metalowych, tzw. mała konserwacja akt

• szycie teczek aktowych

• opisywanie teczek, jednostek archiwalnych

• paginacja akt archiwalnych

• systematyzacja akt /ustalenie ich miejsca w konkretnych grupach, wyodrębnienie grup wg zagadnień i akt spraw/

• sporządzenie ewidencji akt /spisy zdawczo-odbiorcze/

• ułożenie akt na regałach, oznaczenie regałów i półek

2. Archiwizacja akt kat. B50

• zapoznanie się ze strukturą organizacyjną komórki kadrowej i innymi niezbędnymi informacjami,

• porządkowanie akt wewnątrz teczki każdego pracownika przez:
  ułożenie ich w kolejności chronologicznej, wybrakowanie akt manipulacyjnych, usunięcie części metalowych, zszycie akt i ułożenie w kopercie

• paginacja kart aktowych

• opisywanie teczek /koperty/ z podaniem imienia i nazwiska, numeru ewidencyjnego, daty przyjęcia i zwolnienia, nazwy komórki organizacyjnej, nazwy przedsiębiorstwa, kategorii akt, okresu przechowywania, ilości kart w teczce, nr inwentarzowego

• ułożenie teczki na regałach wg układu alfabetycznego lub układu skorowidza

• sporządzenie ewidencji akt /teczek/ wg układu alfabetycznego

3. Archiwizowanie akt kat. B25

• segregowanie akt: podział na zespoły archiwalne, komórki organizacyjne, grupy tematyczne

• formatowanie teczek: wyjmowanie akt z segregatorów, teczek, skoroszytów, brakowanie akt /przeznaczonych na makulaturę/, akt przeterminowanych, przesznurowanie akt, formatowanie tomów z akt luźnych, brakowanie akt przeterminowanych, przesznurowanie akt, spisywanie teczek

• sporządzenie ewidencji akt /spisów zdawczo-odbiorczych/, spisów zbiorczych

4. Akta kat. B10, B5

• segregowanie akt: podział na zespoły archiwalne, komórki organizacyjne grupy tematyczne

• formatowanie teczek: wyjmowanie akt z segregatorów, teczek, skoroszytów, brakowanie akt /przeznaczonych na makulaturę/, akt przeterminowanych przesznurowanie akt

• formatowanie tomów z akt luźnych, brakowanie akt przeterminowanych, przesznurowanie akt, spisywanie teczek

• sporządzenie ewidencji akt /spisów zdawczo-odbiorczych/, spisów zbiorczych.

5. Akta kat. Bc /brakowanie/

• przejrzenie spisów zdawczo-odbiorczych lub akt nie spisanych w celu ich wybrakowania

• wydzielenie akt z komórek organizacyjnych materiałów przewidzianych do brakowania sporządzanie wniosku /protokołu/ o wybrakowanie akt i spisu akt wybrakowanych oraz oznaczenie w spisach zdawczo-odbiorczych

protokolarne uzyskanie opinii zakładowej komisji brakowania akt.